- 相關推薦
文件和檔案管理制度（精選11篇）
在快速變化和不斷變革的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的文件和檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件和檔案管理制度 1
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度，并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值，不同性質(zhì)的`文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
文件和檔案管理制度 2
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的'保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件和檔案管理制度 3
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關素材，做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的.文件，要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
文件和檔案管理制度 4
一、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計和利用等工作；負責有關上級來文的轉(zhuǎn)發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負責職責范圍內(nèi)文件的編制、審核，對職責范圍內(nèi)記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導及監(jiān)督，負責保管職責范圍內(nèi)檔案的收集、保管和統(tǒng)計工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關文件的分類
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
�。�2）機構(gòu)和職責；
�。�3）安全投入；
（4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓教育；
�。�6）設備設施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應急救援；
（12）事故調(diào)查、報告和處理；
（13）績效評定和持續(xù)改進。
2、安全生產(chǎn)相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、記錄等文件的'編號由安全保衛(wèi)科負責，按管理體系要求統(tǒng)一進行編號控制。
安全生產(chǎn)相關文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉(zhuǎn)讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產(chǎn)相關文件的編制、審核和批準
安全相關管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內(nèi)的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關文件的發(fā)放
行政辦公室負責安全生產(chǎn)相關文件的相關登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領導或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實行無紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)程序?qū)嵤┪募氖瞻l(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數(shù)。安全生產(chǎn)相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現(xiàn)重大或多次修訂、機構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有安全生產(chǎn)相關文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關文件的領用、借閱和復制
安全生產(chǎn)相關文件領用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。
內(nèi)外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內(nèi)外部人員需復制安全管理體系文件時，由分管領導批準。
7、安全生產(chǎn)相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經(jīng)部門負責人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規(guī)定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數(shù)據(jù)、描述必要的結(jié)果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產(chǎn)相關記錄填寫要及時、準確、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數(shù)據(jù)，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關文件保管、作廢與銷毀
安全生產(chǎn)相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經(jīng)領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經(jīng)分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類
歸檔材料應是在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)有關的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產(chǎn)資料實行檔案管理：
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
�。�2）機構(gòu)和職責；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓教育；
�。�6）設備設施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應急救援；
�。�12）事故調(diào)查、報告和處理；
（13）績效評定和持續(xù)改進。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統(tǒng)規(guī)范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時間
各部門在安全生產(chǎn)活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內(nèi)容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。
14、相關記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復制記錄
文件和檔案管理制度 5
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購置到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
文件和檔案管理制度 6
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區(qū)經(jīng)營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時間
對公司規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規(guī)定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書文檔(包括統(tǒng)計檔案以及業(yè)務部門形成的檔案)。
�。�2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。
�。�3）設備檔案在設備安裝后一周內(nèi)歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時歸檔。
（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)。
�。�2）歸檔的.文件材料必須按其規(guī)律組成案卷。
（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續(xù)。
�。�5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續(xù)。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關領導同意后并辦理借出手續(xù)，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。
2、借閱檔案必須經(jīng)領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現(xiàn)以上情況，視情節(jié)按《檔案法》規(guī)定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內(nèi)容。
6、摘抄、復制檔案須經(jīng)分管領導批準，摘抄的檔案內(nèi)容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。
三、檔案保密
1、認真執(zhí)行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規(guī)定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案室應根據(jù)《保密條例》規(guī)定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規(guī)定辦理。
6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續(xù)，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。
文件和檔案管理制度 7
一、檔案歸檔制度
�。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求：
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
（二）歸檔范圍及保管期限
(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
�。ㄈw檔時間：
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的.文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
9.相關會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議)，在會議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
二、檔案查(借)閱制度
檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。
5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
三、檔案的保密制度
1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。
3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、檔案庫房管理制度
一、檔案入庫檢查：
1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制。
2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。
3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
二、檔案庫房管理：
1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。
4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5.庫房內(nèi)應有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。
6.庫內(nèi)及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調(diào)設備。
7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9.對庫藏檔案應經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。
10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。
五、檔案鑒定、銷毀制度
1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。
檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字
六、檔案保管統(tǒng)計制度
1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。
2.檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。
3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
七、綜合檔案室主任職責
1.認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務水平和管理水平。
2.、努力學習業(yè)務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。
3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應嚴格把關。
4.組織檔案網(wǎng)絡成員進行業(yè)務學習，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。
5.定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。
6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。
7.負責綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。
八、檔案工作人員崗位職責
1.認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
2.負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
3.積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
5.嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
6.負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
文件和檔案管理制度 8
一、目的
加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的.檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
文件和檔案管理制度 9
第一條檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。
第三條檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;
各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體，如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
�。�1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
�。�2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。
第六條過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的'文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。
第七條檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。
第八條檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。
第十條檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。
第十一條檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
文件和檔案管理制度 10
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學校管理服務，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統(tǒng)一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業(yè)務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的.文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內(nèi)要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調(diào)閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。
2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調(diào)閱一般檔案由教導處主任批準。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據(jù)或者學校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調(diào)閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應經(jīng)上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規(guī)，嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度，認真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領導批準，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準帶走。
文件和檔案管理制度 11
為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要，特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經(jīng)營業(yè)務類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據(jù)，財務審計檔案，會計檔案，統(tǒng)計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律以韶關市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母， SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類，代碼為:
1.行政類;
2.經(jīng)營業(yè)務類;
3.人事關類;
4.財務類;
5.音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后，以百位數(shù)進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“AA”代表重要級，“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動合同，技術(shù)資料，財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔，編制及編號為:
三、公司文件、資料檔案的`的保管、調(diào)閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》，并根據(jù)《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》，并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫《文檔調(diào)閱申請單》。一般級公司文檔，須經(jīng)主管領導批準方可調(diào)閱。重要級以上文檔，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱，并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》，《文檔移交清冊》一式三份，供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案，會計檔案，統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上，應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》，并經(jīng)相應批準人批準后，方可進行銷毀。重要級以上文檔，須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔，須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。各關聯(lián)公司可參照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
【文件和檔案管理制度】相關文章：
文件及檔案管理制度02-07
文件檔案管理制度08-28
文件、檔案資料管理制度12-23
檔案管理文件管理制度03-08
文件及檔案管理制度15篇02-11
文件檔案管理制度15篇01-22
安全文件檔案管理制度06-27
安全生產(chǎn)文件檔案管理制度12-26
公司文件檔案管理制度（通用9篇）11-10