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行政檔案管理制度

時(shí)間:2022-11-12 17:32:55 制度 我要投稿
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行政檔案管理制度

  隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展,需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。擬定制度的注意事項(xiàng)有許多,你確定會(huì)寫(xiě)嗎?以下是小編整理的行政檔案管理制度,歡迎閱讀與收藏。

行政檔案管理制度

  檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。

  第一節(jié)檔案范圍

  公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

  其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

  第二節(jié)檔案分類(lèi)及編號(hào)

  一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi):

  1、行政類(lèi)

  2、財(cái)務(wù)類(lèi)

  3、人事類(lèi)

  4、業(yè)務(wù)類(lèi)

  5、工程類(lèi)

  6、拓展類(lèi)

  二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。

  三、檔案編號(hào)以'一案一號(hào)'為原則,遇有一案歸入多類(lèi)者,應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。

  四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》(附表1)。

  第三節(jié)機(jī)要檔案

  一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'三級(jí)。

  二、劃分標(biāo)準(zhǔn):

  絕密檔案包括:

  公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。

  機(jī)密檔案包括:

  1、財(cái)務(wù)資料。

  2、公司重要會(huì)議紀(jì)要。

  3、公司經(jīng)營(yíng)情況。

  4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同。

  5、技術(shù)資料。

  6、金額在10萬(wàn)—100萬(wàn)元的合同。

  秘密檔案包括:

  1、重要項(xiàng)目資料。

  2、項(xiàng)目合同協(xié)議。

  第四節(jié)檔案裝訂

  一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

  二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

  第五節(jié)保存期限

  檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

  一、永久保存:

  1、公司章程。

  2、股東名簿。

  3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要。

  4、公司證照。

  5、各級(jí)批文。

  6、印鑒。

  7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。

  8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)。

  9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。

  10、技術(shù)資料。

  11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。

  12、人事資料。

  13、大型活動(dòng)圖片、音像資料。

  14、其他核定須永久保存的文書(shū)。

  二、十五年保存:

  1、會(huì)計(jì)憑證。

  2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

  三、五年保存:

  1、期滿或解除的合同協(xié)議。

  2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案。

  3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。

  四、一年保存:

  1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)。

  2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告。

  3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。

  五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門(mén)視其有效期限予以保存。

  第六節(jié)保管部門(mén)

  一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

  二、人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

  三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。

  四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。

  第七節(jié)檔案移交

  一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

  二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

  三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

  四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。

  五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

  六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。

  七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

  第八節(jié)檔案調(diào)閱

  一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  二、行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》)。

  三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

  四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

  五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

  六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。

  七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

  第九節(jié)檔案銷(xiāo)毀

  一、超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。

  二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。

  四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀,并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》(附表5)。

  五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

  六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門(mén)一份,總經(jīng)辦一份。

  第十節(jié)其他

  一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

  二、所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

  三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。

  四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。

  五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

  六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。

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